Welche Unterlagen Sie wirklich brauchen

Warum früh und warum vollständig

Vollständige Unterlagen sind kein Formalismus. Sie entscheiden, ob ein Käufer finanzieren kann, ob der Notar den Vertrag entwerfen kann und ob am Ende über einen Preis oder über ein Risiko verhandelt wird.

Was fehlt, wird nicht ignoriert, sondern eingepreist. Eine ungeklärte Wohnfläche, eine nicht dokumentierte Dachsanierung, ein unbekannter Stand der Rücklage – jede Lücke wird vorsichtig geschätzt, und vorsichtig heißt hier: zu Ihrem Nachteil.

Fangen Sie deshalb mit dem Papierkram an, bevor Sie mit jemandem über Geld sprechen.

Inhalt dieser Seite

1. Bei jeder Immobilie – Grundbuch, Flurkarte, Flächen, Steuer, Versicherung.
2. Haus – Baupläne, Baubeschreibung, Nachweise über Sanierungen.
3. Eigentumswohnung – Teilungserklärung, Protokolle, Wirtschaftsplan, Rücklage.
4. Vermietetes Objekt – Mietverträge, Mietenaufstellung, Betriebskosten.
5. Erbfall – Erbschein oder Testament mit Eröffnungsprotokoll.
6. Energieausweis – Pflicht beim Verkauf – ohne Ausnahme.
7. Wo Sie was bekommen – Grundbuchamt, Katasteramt, Bauamt, Hausverwaltung.

1 · Was bei jeder Immobilie gebraucht wird

Diese sieben Dokumente werden unabhängig von der Objektart verlangt. Sie sind die Grundlage jedes Kaufvertrags.

• Aktueller Grundbuchauszug. Zeigt Eigentümer, Grundstücksbezeichnung und eingetragene Lasten – Grundschulden, Wegerechte, Nießbrauch, Wohnrecht. Der Notar braucht ihn zwingend; der Käufer liest ab, was vor der Umschreibung gelöscht werden muss. Grundbuchamt beim zuständigen Amtsgericht.
• Flurkarte beziehungsweise Lageplan. Die amtliche Karte mit Grenzen, Zuschnitt und Lage der Gebäude – nötig, um Grenzverläufe und Erschließung zu beurteilen. Katasteramt, in Hessen die Ämter für Bodenmanagement.
• Wohn- und Nutzflächenberechnung. Die Fläche ist der wichtigste einzelne Preisfaktor. Steht sie nicht nachprüfbar auf dem Papier, rechnet jeder Käufer mit der ungünstigeren Annahme. Aus den Bauunterlagen oder vom Bauamt.
• Energieausweis. Beim Verkauf Pflicht, siehe Abschnitt 6. Die Ausstellung beauftragen wir für Sie, die Kosten dafür bleiben bei Ihnen. Von einem qualifizierten Aussteller, etwa einem Energieberater.
• Grundsteuerbescheid. Belegt die laufende Belastung, die der Käufer nach der Übergabe trägt. Von der Stadt- oder Gemeindekasse; der aktuelle Bescheid liegt bei Ihnen.
• Nachweis der Gebäudeversicherung. Die Versicherung läuft bis zur Grundbuchumschreibung weiter und sollte nicht vorher gekündigt werden. Von Ihrem Versicherer.
• Nachweise über Modernisierungen und Sanierungen. Rechnungen und Abnahmeprotokolle zu Dach, Fenstern, Heizung, Elektrik und Leitungen. Die einzige Möglichkeit, einen guten Zustand zu belegen statt ihn zu behaupten. Aus Ihren Unterlagen, bei Handwerkern nachforderbar.

Was je nach Objektart dazukommt

Ab hier unterscheiden sich die Listen. Bei einer vermieteten Eigentumswohnung im Erbfall gelten entsprechend drei davon gleichzeitig.

2 · Haus: Ein-, Zwei- oder Mehrfamilienhaus

Beim Haus geht es um die Bausubstanz und um das baurechtlich Erlaubte. Beides steht in den Bauunterlagen.

• Baupläne: Grundrisse, Schnitte, Ansichten. Der Käufer beurteilt daran Schnitt, tragende Wände und Umbaumöglichkeiten; eine Bank verlangt sie für die Finanzierung. Bauamt, in der Bauakte zum Grundstück.
• Baubeschreibung und Baugenehmigung. Zeigt, mit welchen Materialien gebaut wurde und was genehmigt ist. Ein nicht genehmigter Ausbau bleibt ein Thema, auch wenn er dreißig Jahre alt ist. Bauamt.
• Auskunft über Baulasten und Altlasten. Verpflichtungen, die nicht im Grundbuch stehen – etwa Abstands- oder Zufahrtsbaulasten – und Hinweise auf Bodenbelastungen. Bauamt und zuständige Umweltbehörde.
• Unterlagen zur Heizung und zum Schornsteinfeger. Letztes Protokoll des Bezirksschornsteinfegers, Baujahr und Art der Heizung – bei älteren Häusern das häufigste Gesprächsthema. Vom Schornsteinfeger, aus Ihren Unterlagen.

3 · Eigentumswohnung

Bei der Wohnung verkaufen Sie auch einen Anteil an einer Gemeinschaft. Der Käufer will sie prüfen können – und diese Unterlagen brauchen am längsten, weil sie bei der Hausverwaltung liegen.

• Teilungserklärung mit Aufteilungsplan. Das Grundgesetz der Gemeinschaft: was Ihnen allein gehört, was allen gemeinsam, welche Sondernutzungsrechte an Stellplatz, Garten oder Keller bestehen. Hausverwaltung, auch beim Grundbuchamt.
• Protokolle der Eigentümerversammlungen der letzten drei Jahre. Daraus liest ein Käufer, was ansteht: beschlossene Sanierungen, Streitigkeiten, Sonderumlagen. Das Dokument mit der längsten Beschaffungszeit. Hausverwaltung.
• Wirtschaftsplan und Hausgeldabrechnung. Belegt die Höhe des monatlichen Hausgelds und wie es sich zusammensetzt. Hausverwaltung.
• Höhe der Instandhaltungsrücklage. Eine gefüllte Rücklage ist ein Wert, eine leere ein künftiger Kostenblock – die Zahl wirkt in beide Richtungen auf den Preis. Hausverwaltung.

4 · Vermietetes Objekt

Der Käufer tritt nach § 566 BGB in den bestehenden Mietvertrag ein – „Kauf bricht nicht Miete“. Es entsteht kein Sonderkündigungsrecht, der Mieter muss nicht raus. Für uns als Ankäufer ist ein laufendes Mietverhältnis kein Hindernis, anders als für die meisten privaten Käufer. Mehr dazu unter Vermietete Immobilie verkaufen.

• Alle Mietverträge samt Nachträgen. Der Käufer übernimmt sie unverändert und will sie deshalb vollständig lesen, inklusive Staffel- oder Indexvereinbarungen. Aus Ihren Unterlagen.
• Mietenaufstellung und letzte Mieterhöhung. Einheit, Fläche, Kaltmiete, Vorauszahlung, Mietbeginn. Daraus ergibt sich der Jahresrohertrag für das Ertragswertverfahren. Aus Ihren Unterlagen.
• Betriebskostenabrechnungen. Zeigen die umlagefähigen Kosten. Aus Ihren Unterlagen oder von der Hausverwaltung.
• Nachweise zu Kautionen. Kautionen gehen auf den Käufer über und sind getrennt nachzuweisen. Von Ihrer Bank.

Wird vermieteter Wohnraum in Wohnungseigentum umgewandelt und dann verkauft, hat der Mieter nach § 577 BGB ein Vorkaufsrecht: Er ist nach dem notariellen Vertragsschluss unverzüglich schriftlich zu informieren und kann binnen zwei Monaten zu denselben Bedingungen eintreten. Das betrifft nur die Umwandlung, nicht jeden Verkauf.

5 · Erbfall

Im Erbfall kommt ein Schritt vor allem anderen: Das Grundbuch muss berichtigt werden, die Erben müssen dort eingetragen sein. Verkaufen kann nur, wer als Eigentümer im Grundbuch steht.

• Erbschein oder notarielles Testament mit Eröffnungsprotokoll. Einer der beiden Nachweise genügt, um die Erbfolge gegenüber dem Grundbuchamt zu belegen; bei notariellem Testament mit Eröffnungsprotokoll ist ein Erbschein in der Regel nicht nötig. Nachlassgericht beim Amtsgericht.
• Sterbeurkunde. Grundlage für fast jeden weiteren Schritt, von der Bank bis zur Versicherung. Standesamt des Sterbeorts.
• Antrag auf Grundbuchberichtigung. Die Umschreibung auf die Erben. Erst danach ist ein Verkauf möglich. Grundbuchamt, in der Regel über das Notariat.
• Bei mehreren Erben: Übersicht aller Miterben. Eine Erbengemeinschaft kann nur gemeinsam verfügen; Namen, Anschriften und Erbquoten gehören von Anfang an auf den Tisch – siehe Erbengemeinschaft. Aus dem Erbschein.

Zwei Fristen sind im Erbfall wichtig: Der Erbfall ist innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis beim Finanzamt anzuzeigen. Und wer ein Familienheim steuerfrei geerbt hat, verliert die Befreiung rückwirkend, wenn er es binnen zehn Jahren verkauft oder auszieht. Freibeträge siehe Geerbte Immobilie verkaufen.

6 · Der Energieausweis ist Pflicht

Von allen Dokumenten dieser Seite ist der Energieausweis das einzige, dessen Fehlen unmittelbar sanktioniert wird. Beim Verkauf ist er Pflicht: spätestens bei der Besichtigung vorzulegen und nach Vertragsschluss zu übergeben. Fehlt er, drohen Bußgelder.

Rechnen Sie ihn von Anfang an ein, nicht erst, wenn ein Interessent danach fragt. Liegt ein älterer Ausweis in Ihren Unterlagen, prüfen Sie, ob er noch gültig ist.

Ausgestellt wird er von einem qualifizierten Aussteller, etwa einem Energieberater. Welche Art von Ausweis für Ihr Gebäude zulässig ist, klärt er mit Ihnen; mitbringen sollten Sie Baujahr, Wohnfläche und Angaben zu Heizung und Dämmung. Die Kosten trägt der Verkäufer – einer der wenigen Posten, die auf Ihrer Seite bleiben, anders als Notar-, Grundbuch- und Grunderwerbsteuerkosten.

Liegt kein gültiger Ausweis vor, sagen Sie es einfach – wir beauftragen die Ausstellung, damit der Termin nicht daran hängt. Die Kosten dafür bleiben bei Ihnen.

Zuständige Stellen

7 · Wo Sie welches Dokument bekommen

Sechs Stellen deckt die ganze Liste ab. Bei den meisten können Sie schriftlich oder online anfragen – über die Dauer entscheidet die Auslastung.

Was im Grundbuch steht und wie Sie es lesen →

Was fehlt, besorgen wir

Diese Liste ist lang und vollständig – aber sie ist keine Bedingung dafür, mit uns zu sprechen. Rufen Sie an, wenn Sie nur den Grundbuchauszug haben. Rufen Sie an, wenn Sie nicht einmal den haben.

Für ein erstes Gespräch brauchen wir die Adresse, die Art der Immobilie und eine grobe Vorstellung von Größe und Zustand. Was an Unterlagen fehlt, besorgen wir – Akteneinsicht beim Bauamt, Anfrage bei der Hausverwaltung, Ausstellung des Energieausweises, im Erbfall die Abstimmung mit dem Notariat. Sie müssen nicht erst wochenlang Behördengänge erledigen, bevor überhaupt über einen Preis gesprochen wird.

Das ist unser eigenes Interesse: Wir kaufen mit eigenem Kapital und prüfen selbst, statt eine Bank überzeugen zu müssen. Deshalb können wir mit unvollständigen Unterlagen anfangen, wo ein privater Käufer warten müsste. Wie es danach weitergeht, steht im Ratgeber Immobilienverkauf Schritt für Schritt. Auf Ihre Anfrage melden wir uns innerhalb von 24 Stunden persönlich, nicht automatisiert.

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